Como usar o OfficeBoss

Preparamos este guia com o passo a passo de cada tela do sistema, na ordem em que você normalmente vai usar no dia a dia: da assinatura ao cadastro de clientes e colaboradores, do controle de processos ao financeiro de cada serviço. É um bom lugar pra aprender algo novo ou tirar uma dúvida rápida, sem precisar abrir um chamado de suporte.

💡 Não precisa ler tudo de uma vez — use o menu ao lado (ou o seletor, se estiver no celular) pra ir direto no assunto que você precisa agora.
Passo 1

1 Assinatura, teste grátis e primeiro acesso #assinatura

Tudo começa na página inicial do OfficeBoss, sem precisar de ninguém pra te atender: você pode experimentar de graça por um tempo ou já assinar um plano direto, com os dados de pagamento.

Teste grátis

No botão "Testar grátis" da página inicial, abre um formulário pedindo o nome do escritório, seu nome (como administrador), e-mail e os dados de acesso (usuário e senha). Ao confirmar, criamos sua conta na hora, no plano de demonstração, e você já entra logado — sem pedir cartão nem qualquer dado de pagamento.

  • O teste grátis dura 30 dias, contados a partir do momento em que a conta foi criada.
  • Você pode usar o sistema inteiro durante o teste, exatamente como um plano pago — não há recursos bloqueados nem dados de exemplo fictícios, é a sua operação real.
  • Quando o teste vence, o acesso para os colaboradores não-administradores fica bloqueado (ver Teste expirando e cobrança pendente) até que um administrador assine um plano em Sua Conta → Plano e cobrança.

Assinatura paga

No botão "Assinar" de um dos planos (seção Planos da página inicial), abre o mesmo tipo de formulário do teste grátis, acrescido dos dados necessários pra cobrança:

  • Tipo de pessoa (Física ou Jurídica) e o respectivo CPF ou CNPJ;
  • Forma de pagamento: Pix ou Cartão de crédito. Ao escolher cartão, aparecem os campos de número, validade, código de segurança e os dados de cobrança (CEP, endereço, número, telefone) — todos exigidos pela processadora de pagamentos, não ficam gravados em nenhuma tela do OfficeBoss;
  • Aceite dos Termos de Uso e da Política de Privacidade (os links abrem o texto completo num modal, sem sair da tela) — o aceite é obrigatório tanto na tela quanto na conferência feita pelo próprio servidor ao salvar.

Ao confirmar, a cobrança é processada pelo Asaas (nossa processadora de pagamentos):

  • Se escolheu Pix, aparece na hora um QR Code e o código "copia e cola" pra pagar pelo aplicativo do seu banco. A confirmação do pagamento acontece assim que o Asaas processa — a tela pode ter um botão pra verificar o status na hora.
  • Se escolheu Cartão, a cobrança é tentada imediatamente; se for aprovada, o acesso já libera na hora; se for recusada, uma mensagem de erro explica o motivo pra você tentar de novo ou escolher outro cartão.

Assim que o primeiro pagamento é confirmado, sua conta já nasce com usuário e senha criados — é só fazer login.

Pra onde você vai ao entrar

O primeiro usuário criado (tanto no teste quanto na assinatura paga) já é cadastrado como o Administrador do escritório, com acesso a tudo — inclusive pra cadastrar o resto da equipe depois (ver Colaboradores). Depois do login, cada pessoa cai numa tela diferente:

  • Administrador (ou Controller) → cai no Dashboard.
  • Colaborador sem acesso de administrador → cai direto na lista de Serviços, já que é a única tela que ele normalmente usa no dia a dia.

Teste expirando e cobrança pendente

Pra você nunca ser pego de surpresa, o sistema mostra avisos cada vez mais próximos do vencimento, em qualquer tela logada:

  • Durante o teste grátis, aparece uma faixa de aviso contando quantos dias faltam ("Faltam 12 dias", "Falta 1 dia", "Hoje é o último dia") com um botão "Assinar agora", que abre o formulário de assinatura sem precisar sair do sistema.
  • Se o teste já venceu, a faixa fica vermelha ("Seu teste grátis expirou") e, pra qualquer colaborador que não seja administrador, o sistema mostra uma tela de aviso só com a opção de sair — só um administrador consegue destravar o acesso, assinando um plano.
  • Se uma cobrança da assinatura não for paga, aparece a faixa amarela "Fatura pendente" com o botão "Pagar agora", que paga exatamente aquela cobrança (via Pix ou cartão) sem precisar criar uma assinatura nova.
Enquanto o acesso está bloqueado (teste vencido ou fatura em aberto), nenhum dado é apagado — assim que o pagamento é confirmado, tudo volta a funcionar exatamente como estava.
Passo 2

2 Dashboard #dashboard

É a tela que abre pra quem tem acesso de Administrador depois do login — um painel com acesso rápido, em cards, às principais áreas do sistema: Serviços, Clientes, Colaboradores, Processos, Financeiro, Relatórios, Parâmetros e Conta. Qualquer colaborador vê pelo menos o card de Serviços; os demais só aparecem pra quem tem acesso de administrador.

Se você estiver acessando pelo navegador do celular, pode aparecer um aviso oferecendo instalar o OfficeBoss como aplicativo na tela inicial do seu celular ou computador — no Android/computador, basta clicar em "Instalar"; no iPhone, o próprio navegador explica como fazer manualmente (compartilhar → Adicionar à Tela de Início), já que a Apple não libera instalação automática.

Passo 3

3 Serviços #servicos

É a tela que todo colaborador usa no dia a dia, independente do cargo — é onde ficam todos os processos, perícias, consultorias e demais serviços do escritório, com todo o controle operacional e financeiro de cada um.

Lista de serviços

A tela é dividida em duas áreas lado a lado: uma lista de serviços à esquerda e, ao clicar em um deles, o detalhe completo abre à direita, sem precisar navegar pra outra página.

  • Busca — filtra a lista por título, nome do cliente ou número do processo, à medida que você digita.
  • Filtro de status — "Em andamento" (o padrão da tela, esconde serviços já encerrados pra não poluir a lista no dia a dia) ou "Encerrados"; selecione "Todos" pra ver os dois juntos.
  • Botão "Kanban" — alterna pra uma visão em quadro, útil pra enxergar rapidamente os serviços agrupados visualmente.
  • Botão "Relatórios" (só administrador) — leva direto pra Relatórios.
  • Botão "+ Novo Serviço" (só administrador) — abre o formulário de cadastro descrito abaixo.

Um colaborador sem acesso de administrador só vê, nessa lista, os serviços em que ele está vinculado como participante (ver Colaboradores do serviço) — nunca a operação inteira do escritório.

Cadastrar ou editar um serviço

O botão "+ Novo Serviço" (ou "Editar", dentro de um serviço já aberto) abre um formulário com os seguintes campos, na ordem em que aparecem:

  1. Tipo de Serviço — escolhido numa lista (ex: Processo Judicial, Perícia, Consultoria — configurados em Parâmetros → Tipo de Serviço). Ao lado, um botão "+" abre, sem sair do formulário, o cadastro rápido de um novo tipo.
  2. Cliente — escolhido numa lista com todos os clientes já cadastrados. O botão "+" ao lado abre o cadastro rápido de um cliente novo (ver Clientes), sem perder o que você já preencheu no serviço.
  3. Se o tipo de serviço escolhido usa processo judicial, aparece o bloco de Processo — veja o próximo tópico.
  4. Título — se você não preencher, o próprio sistema usa "Polo Ativo x Polo Passivo" como identificação do serviço nas listas e relatórios, quando houver processo com os polos identificados.
  5. Valor Contratado (só visível pra administrador) — com máscara monetária (digite só os números, a formatação com vírgula e separador de milhar aparece sozinha).
  6. Data de Início e Data de Fim (data de encerramento, se já tiver acabado).
  7. Observação — um campo de texto livre pra qualquer anotação.

Clicando em "Salvar", o serviço é gravado e a tela de detalhe abre automaticamente. Se depois você alterar o Valor Contratado de um serviço que já tem recebimentos e/ou colaboradores vinculados, o sistema recalcula sozinho os percentuais de cada recebimento e de cada colaborador em relação ao novo valor — os valores em reais já lançados nunca são alterados, porque eles representam o que já foi efetivamente recebido ou pago; só a proporção (%) é reajustada pro novo total.

Processo judicial e captura de polos por IA

Quando o tipo de serviço usa processo, o formulário mostra o campo Número do Processo (formato CNJ, com os 20 dígitos) e, ao lado, o botão "📥 Capturar Polos".

Ao clicar em "Capturar Polos" com um número de processo válido preenchido, o sistema:

  1. Consulta a base pública do DataJud (CNJ) pra confirmar que o processo existe e trazer o tribunal, a classe e as movimentações processuais;
  2. Consulta o DJEN (Diário de Justiça Eletrônico Nacional) pra trazer as publicações desse processo;
  3. Envia o texto dessas publicações pra uma inteligência artificial, que lê e identifica automaticamente quem é o Polo Ativo (ex: autor, exequente, requerente) e o Polo Passivo (ex: réu, executado, requerido), preenchendo os 4 campos correspondentes (posição e nome de cada polo) sem você precisar digitar nada.

Enquanto isso acontece, aparece um aviso "Capturando polos do processo..." — a busca pode levar alguns segundos, já que consulta três sistemas em sequência. Os campos preenchidos automaticamente ficam marcados com o aviso "Campo preenchido por IA, confira antes de salvar" — a IA é bastante precisa, mas vale sempre uma conferência rápida antes de salvar, principalmente em processos com muitas partes.

Se o número do processo não for encontrado no DataJud, o sistema avisa "Processo não encontrado no DataJud. Confira o número informado." e não preenche nada — confira se digitou certo. O número do processo não é obrigatório: você pode cadastrar o serviço sem ele (por exemplo, numa fase inicial de orçamento) e preencher depois.

Depois que um processo é descoberto uma vez (por qualquer serviço, de qualquer conta), o sistema guarda os dados pra não precisar rodar a IA de novo à toa — mas se você preencher os 4 campos manualmente, essa informação manual tem prioridade sobre qualquer captura automática feita depois.

No detalhe do serviço, o bloco de Processo mostra também as datas da última publicação, da última busca no DJEN, da última movimentação e da última busca no DataJud — tudo atualizado automaticamente em segundo plano, sem você precisar clicar em nada (ver Publicações e movimentações processuais e Notificações automáticas).

Financeiro do serviço

Visível só pra administrador, dentro do detalhe do serviço. Dois cards:

Financeiro do Serviço

Lista cada recebimento lançado pra esse serviço (Data, Descrição, % e Valor), com botões de editar e excluir em cada linha, e um rodapé somando o Total recebido. O botão "+ Recebimento" abre um modal com Data, Descrição, e os campos % Recebido e Valor Recebido — preenchendo um dos dois, o outro é calculado automaticamente com base no Valor Contratado do serviço (uma nota na tela explica exatamente essa conta).

Colaboradores do serviço

Veja o próximo tópico — é o card de vínculo entre o serviço e quem trabalha nele, junto com o quanto cada um tem direito a receber.

Financeiro dos Colaboradores do serviço

Lista todos os pagamentos já feitos a colaboradores nesse serviço (Data, Colaborador, Descrição, % e Valor Pago), com um rodapé somando o Total pago aos colaboradores. O botão "+ Pagamento" abre um modal parecido com o de recebimento, vinculado a um colaborador específico.

Colaboradores do serviço

Card que lista quem está vinculado a esse serviço, com uma linha por colaborador mostrando %, Valor Contratado, Já Recebeu e A Receber — e um rodapé somando esses três últimos valores pra todos os colaboradores do serviço de uma vez.

O botão "+ Colaborador" (só administrador) abre um modal com:

  • Colaborador — lista de quem já está cadastrado, com um botão "+ Novo" ao lado pra cadastrar alguém na hora, sem sair da tela (ver Colaboradores);
  • % Contratado e Valor Contratado — de novo, basta preencher um que o outro é calculado automaticamente a partir do Valor Contratado do serviço.

O valor "Já Recebeu" de cada colaborador soma todos os pagamentos já lançados pra ele nesse serviço (ver tópico anterior); "A Receber" é a diferença entre o Valor Contratado dele e o que já recebeu.

Movimentações internas

Um card de histórico/tarefas do próprio escritório (diferente das movimentações processuais oficiais, que vêm do DataJud) — pra anotar o que foi feito e controlar prazos internos, como "Protocolar contestação" ou "Enviar laudo ao cliente". Cada movimentação tem Data, Descrição, Prazo em dias, Prazo sugerido e, depois de cumprida, a Data de cumprimento real.

A tabela mostra um selo de pontualidade: verde "No prazo" (ou "-N dias" se cumpriu antes) e vermelho "+N dias" se atrasou. Só administradores (ou quem criou aquela movimentação) conseguem editá-la ou excluí-la depois — qualquer colaborador pode criar uma nova pelo botão "+ Movimentação".

Publicações e movimentações processuais

Quando o serviço tem um processo vinculado, dois cards aparecem automaticamente conforme o sistema vai descobrindo informação nova, sem nenhuma ação manual sua:

  • Publicações — tudo que foi publicado no Diário de Justiça Eletrônico (DJEN) sobre aquele processo, com Data, Tipo e Destinatário(s). O botão "Ver íntegra" abre o texto completo da publicação num modal; "Publicação original" leva pro documento oficial, fora do OfficeBoss.
  • Movimentações Processuais — o andamento oficial do processo, vindo do DataJud (CNJ), com Data e descrição da movimentação.
Pra processos muito antigos ou volumosos, o sistema mostra só as 20 publicações e as 20 movimentações mais recentes (com um aviso "Mostrando as 20 mais recentes de N") — é um limite técnico pra evitar que a tela demore demais pra carregar em processos com milhares de publicações acumuladas ao longo dos anos.

Arquivos do serviço (Google Drive)

Cada serviço tem seu próprio gerenciador de arquivos, parecido com o Google Drive: pastas, upload por seleção de arquivo ou pasta inteira, e também arrastar e soltar direto na tela. Na primeira vez que você envia um arquivo pra um serviço, o OfficeBoss cria automaticamente uma pasta na sua conta do Google Drive — com o nome do processo (quando houver) seguido da descrição do serviço, por exemplo "0000103-44.2018.5.21.0041 - Fulano de Tal x Banco do Brasil" — facilitando identificar visualmente, direto no seu Drive, qual pasta pertence a qual processo.

Pra isso funcionar, é preciso ter conectado sua conta do Google Drive em Parâmetros → Google Drive. Arquivos .docx e .xlsx têm um histórico de edição, acessível por um botão específico, mostrando quem editou e quando.

ZapBoss (chat interno do serviço)

Um botão flutuante (ícone de balão de chat, no canto da tela, com uma bolinha mostrando quantas mensagens novas você tem) abre um painel lateral de conversa vinculado ao serviço que está aberto — uma espécie de chat interno da equipe sobre aquele caso específico, sem precisar sair do OfficeBoss pra discutir pelo WhatsApp ou e-mail.

  • Digite no campo de texto e clique em enviar (ou Enter) pra postar uma mensagem, visível a todos os colaboradores vinculados àquele serviço.
  • Quem está com a aba do OfficeBoss fechada recebe uma notificação push no navegador (se tiver autorizado) avisando de uma mensagem nova.
  • Só quem tem acesso de Administrador pode excluir uma mensagem já enviada — nem mesmo o Controller tem essa permissão, justamente pra manter o histórico confiável.
Passo 4

4 Clientes #clientes

Cadastro de todos os clientes do escritório, acessível só a administradores. A lista mostra Nome, CPF/CNPJ, Telefone e E-mail de cada um, com busca e paginação.

O botão "+ Novo Cliente" (disponível também, como vimos, direto de dentro do cadastro de um serviço) abre um modal com:

  • Nome;
  • CPF/CNPJ — um único campo pra pessoa física ou jurídica;
  • Telefone — com máscara automática: ao digitar só os números (ex: 84999790279), o campo já formata sozinho pra (84) 99979-0279 conforme você digita;
  • E-mail.

Clicando em "Salvar", o cliente fica disponível imediatamente pra ser escolhido em qualquer serviço novo.

Passo 5

5 Colaboradores #colaboradores

É o cadastro da sua equipe — advogados, peritos, assistentes, consultores — acessível só a administradores. A lista mostra Nome, Usuário, Cargo, OAB, se o monitoramento de publicações está ativo, E-mail e Telefone.

Cadastro de colaborador

O botão "+ Novo Colaborador" abre um formulário com, na ordem:

  • Nome (obrigatório);
  • Cargo — escolhido numa lista (ex: Advogado, Perito, Assistente), com um botão "+" ao lado pra cadastrar um cargo novo sem sair da tela: ao salvar o cargo no modal que abre, ele já volta selecionado automaticamente no campo Cargo do colaborador;
  • CPF — com máscara automática XXX.XXX.XXX-XX conforme você digita;
  • E-mail;
  • WhatsApp — com a mesma máscara de telefone dos clientes.

Dois interruptores: "Colaborador ativo" (desmarque pra afastar temporariamente alguém sem excluir o cadastro) e "Receber notificações" (controla se esse colaborador recebe avisos automáticos — ver Notificações automáticas).

Acesso ao sistema e senha

O interruptor "Permitir acesso ao sistema" decide se esse colaborador tem login próprio. Marcando, aparecem os campos Usuário e Senha (com confirmação). Ao editar depois, a senha aparece mascarada como ******** — deixando assim e salvando, a senha atual não é alterada; só muda se você apagar e digitar uma nova.

Se desmarcar "Permitir acesso ao sistema" de alguém que já tinha login, o acesso dele é apenas desativado (ele não consegue mais entrar), mas o cadastro continua existindo — o histórico de serviços e movimentações dele nunca é perdido.
Um nome de usuário já usado por outra pessoa não é aceito — o sistema avisa "Nome de usuário já utilizado." e pede outro.

Permissões (Administrador, Controller)

Mais dois interruptores, logo abaixo do acesso:

  • Administrador — acesso completo ao sistema: cadastra clientes, colaboradores, cargos e serviços, vê o financeiro de tudo, acessa Processos, Relatórios e Parâmetros. Sem essa marcação, o colaborador só vê e participa dos serviços em que está vinculado.
  • Controller — hoje tem exatamente o mesmo nível de acesso que Administrador em todo o sistema, com uma única diferença: não pode excluir mensagens do ZapBoss (só quem é marcado como Administrador pode).
  • "Recebe notificações de todos os processos" — por padrão, um colaborador só recebe avisos automáticos (publicação nova, movimentação nova) dos processos dos serviços em que participa. Marcando essa opção, ele passa a receber de todos os processos da conta, mesmo os que não está vinculado — útil pra quem supervisiona a operação inteira.
O sistema nunca deixa a conta sem nenhum administrador: você não consegue remover seu próprio acesso de administrador (pra evitar se trancar fora por engano), e não consegue remover o de outra pessoa se ela for a única administradora que resta na conta.

Monitoramento de publicações (OAB/DJEN)

No bloco DJEN do cadastro, informe o Número da OAB e a UF do colaborador (advogado) e marque "Monitorar publicações". A partir daí, o OfficeBoss passa a consultar automaticamente, em segundo plano, o Diário de Justiça Eletrônico Nacional em busca de novas publicações endereçadas àquela OAB — sem você precisar pesquisar manualmente em nenhum diário.

No cadastro de um colaborador novo, aparece também a opção "Importar processos já existentes desta OAB" (marcada por padrão): ao salvar, o sistema faz uma busca histórica completa pra descobrir todos os processos já em andamento daquela OAB e trazê-los pra Central de Processos. Essa carga inicial pode levar algum tempo (é processada em segundo plano, sem travar a tela) e só é feita uma única vez por OAB — editar o colaborador depois não dispara a carga de novo.

Passo 6

6 Processos (Central de Processos) #processos

Acessível só a administradores. É a lista de todos os processos que o OfficeBoss já descobriu automaticamente para o escritório — a partir do monitoramento por OAB (ver Colaboradores → Monitoramento de publicações) — mesmo os que ainda não têm nenhum serviço cadastrado em cima deles.

A tabela mostra o número do processo (com um botão pra copiar), a classificação e o nome de cada polo (ativo e passivo). Enquanto a inteligência artificial ainda está lendo as publicações desse processo pra descobrir os polos, a célula mostra "Processando..." ou "Aguardando processamento..." — a tela se atualiza sozinha conforme a informação vai ficando disponível, sem precisar recarregar a página.

  • Pra cada processo ainda sem serviço, o botão "Criar Serviço" abre o cadastro de serviço já com o processo preenchido — você só completa Tipo, Cliente, Valor Contratado etc.
  • Pra um processo que já tem serviço, o botão vira "Abrir Serviço", te levando direto pra ele.
  • O interruptor "Ignorar" (disponível só em processos ainda sem serviço) tira aquele processo da visão normal da lista — útil quando a OAB monitorada aparece num processo que não é de interesse do escritório (por exemplo, um processo em que o advogado atuou representando a parte contrária antes de vir pro seu escritório). O interruptor "Mostrar ignorados", no topo da tela, reexibe esses processos quando precisar revisá-los.
A descoberta de processos novos, a busca por publicações e movimentações, e a identificação dos polos por IA acontecem continuamente em segundo plano, o tempo todo — essa tela só mostra o resultado já pronto, você não precisa clicar em nada pra disparar a busca.
Passo 7

7 Financeiro #financeiro

Uma visão consolidada de todo o financeiro do escritório, com dois jeitos de agrupar as informações — escolhidos no filtro "Agrupar por":

  • Por Serviço (só disponível pra administrador) — cada linha é um serviço, com Contratado, Recebido e Saldo a Receber; clicando, expande mostrando os recebimentos e os colaboradores daquele serviço.
  • Por Colaborador — cada linha é um colaborador, com o total Contratado, Já Recebeu e A Receber somado de todos os serviços em que ele participa; clicando, expande mostrando o detalhe por serviço. Um colaborador sem acesso de administrador só consegue ver essa visão, e só os próprios números — nunca o de outra pessoa.

O filtro "Status" funciona do mesmo jeito que na lista de Serviços (Todos / Em andamento / Encerrados). No topo, dois cards de resumo: o total financeiro do escritório inteiro (só pra administrador) e o total consolidado de colaboradores.

Passo 8

8 Relatórios #relatorios

Acessível só a administradores. Uma tabela de serviços com vários filtros combináveis:

  • Status — Todos / Em andamento / Encerrados;
  • Ordenar por — Prazo Atual (padrão), Início, Última Movimentação ou Última Publicação;
  • Financeiro — Todos / Com saldo em aberto / Quitados;
  • Prazo — Todos / Vencendo em até N dias (um campo extra aparece pra você informar quantos dias) / Vencido / Sem prazo definido;
  • Cliente e Tipo de Serviço — pra focar o relatório num cliente ou tipo específico.

O interruptor "Analítico" adiciona mais colunas de detalhe à tabela. O botão "Imprimir" gera uma versão específica pra impressão, em formato paisagem, com o cabeçalho e numeração de página — não é só "imprimir a tela", é um layout preparado pra ficar legível no papel.

Passo 9

9 Parâmetros #parametros

Acessível só a administradores. É aqui que se configuram as opções próprias do seu escritório dentro do OfficeBoss, em três cards:

Cargos

O botão "Gerenciar" abre um modal com um campo pra digitar o nome de um cargo novo (ex: "Advogado Sênior") e o botão "Adicionar". A tabela mostra cada cargo cadastrado, quantos colaboradores estão naquele cargo, um interruptor Ativo/Inativo e o botão de excluir. Cargo é só uma etiqueta organizacional — não controla nenhuma permissão por si só (quem controla acesso são os interruptores Administrador/Controller do próprio colaborador, ver Colaboradores → Permissões).

Tipo de Serviço

O botão "Gerenciar" abre um modal pra cadastrar os tipos de serviço do seu escritório (ex: "Processo Judicial", "Perícia Técnica", "Consultoria"). Pra cada tipo, um interruptor "Utiliza processo judicial" decide se, ao escolher esse tipo num novo serviço, o sistema mostra o bloco de Número do Processo e o botão "Capturar Polos" (ver Processo judicial e captura de polos por IA) — pra tipos que não envolvem processo, como uma consultoria avulsa, esse bloco simplesmente não aparece.

Google Drive

O botão "Conectar Google Drive" leva pra tela de autorização do próprio Google, onde você escolhe a conta e confirma o acesso. A partir daí, o OfficeBoss cria e gerencia pastas dentro de uma única pasta própria no seu Drive (ele nunca vê ou acessa o resto dos seus arquivos pessoais) — é essa conexão que permite o upload de arquivos em cada serviço (ver Serviços → Arquivos do serviço).

Uma vez conectado, a tela mostra o e-mail da conta conectada e o botão "Desconectar" — desconectar não apaga nenhum arquivo já enviado, eles continuam salvos no seu Google Drive normalmente, só deixam de aparecer dentro do OfficeBoss até você conectar de novo.

Passo 10

10 Notificações automáticas #notificacoes

Sempre que surge uma publicação ou movimentação nova num processo que você acompanha, o OfficeBoss avisa automaticamente — sem você precisar entrar no sistema só pra checar. Isso acontece por três canais, de acordo com o que estiver disponível/configurado pra cada colaborador:

  • WhatsApp — mensagem automática avisando sobre a novidade;
  • E-mail;
  • Notificação push do navegador — aparece mesmo com o OfficeBoss fechado, se você tiver autorizado notificações no seu navegador/celular (é o mesmo mecanismo usado pelo ZapBoss pra avisar de mensagens novas).

Quem recebe o quê é controlado pelo interruptor "Receber notificações" no cadastro do colaborador, e pelo alcance definido por "Recebe notificações de todos os processos" (ver Colaboradores → Permissões): por padrão, você só é avisado dos processos dos serviços em que participa.

Pra evitar lotar seu WhatsApp ou e-mail com uma mensagem por publicação, o sistema junta várias novidades encontradas de uma vez em um único aviso consolidado, sempre que possível.
Passo 11

11 Sua Conta #conta

Acessível só a administradores, em três cards:

Dados cadastrais

Nome, e-mail, CPF/CNPJ, telefone, celular e endereço completo do escritório. Os campos começam travados (só leitura); o botão "Editar dados" libera a edição e troca pra "Salvar alterações" e "Cancelar" (cancelar simplesmente descarta o que você digitou e recarrega a tela com os dados antigos).

Plano e cobrança

Mostra o plano atual, valor, status da assinatura (Ativo, em teste, cancelada etc.), forma de pagamento, data da próxima cobrança e desde quando você é cliente. O botão de ação muda de acordo com a situação:

  • Se está em teste grátis → "Assinar agora", abrindo o mesmo formulário de assinatura da página inicial;
  • Se está cancelada → "Reativar assinatura";
  • Se está ativa → "Cancelar assinatura", que pede confirmação antes de seguir.

Abaixo, o histórico de cobranças lista todas as faturas já geradas, com vencimento, data de pagamento, valor e status; cobranças pendentes ou vencidas têm um botão "Pagar" ali mesmo, e cobranças já emitidas têm um link "Fatura" pra ver o boleto/comprovante completo.

Alterar senha

Pede a senha atual e a nova senha (duas vezes, pra confirmar). O botão "Cancelar" volta pra tela anterior sem alterar nada.

Cancelar ou reativar assinatura

Ao confirmar o cancelamento, a tela te orienta a entrar em contato com o suporte pelo WhatsApp pra concluir o processo — é um passo deliberadamente conduzido por uma pessoa, pra garantir que o cancelamento seja realmente o que você quer e pra entender o motivo. Ao reativar uma assinatura cancelada, o sistema leva você de volta pro formulário de dados de pagamento, já que pode ser preciso atualizar a forma de pagamento.

Cancelar a assinatura nunca apaga nenhum dado do escritório — serviços, clientes, colaboradores e todo o histórico continuam intactos, só o acesso fica bloqueado até reativar.